Le logiciel de gestion de projet en ligne Planzone a été conçu pour permettre à de petites organisations (agences, entreprises, associations...) de partager un espace travail collaboratif pour gérer leurs projets. Ce service en ligne, dont la version basique ne coûte que 9.90€ par mois, est un outil simple et efficace pour aider un syndic (ou un conseil syndical) à gérer une copropriété. Il suffit que les membres du conseil syndical (et éventuellement les copropriétaires, si on souhaite les impliquer) aient un accès Internet !

Tâches du Syndic et du Conseil syndical

Tout d'abord, avec Planzone, on peut organiser et coordonner le travail du syndic et du conseil syndical. On définit des listes de tâches et on les attribue aux différents intervenants. Les personnes concernées peuvent ensuite avoir des alertes et des messages de notifications en cas de retard. Chacun peut aussi contribuer en ajoutant des commentaires sur les tâches ou en y attachant des documents.

Partage de documents et d'informations

De plus Planzone fournit un espace documentaire dans lequel on peut partager des documents, organisés en dossiers. On peut spécifier que certains dossiers sont visibles uniquement par le syndic, d'autres par le syndic et le conseil syndical, et d'autres enfin par tout le monde (tous les copropriétaires). Dans notre copropriété nous avons choisi une organisation typique (qui devrait pouvoir être reprise dans n'importe quelle copropriété) où on retrouve les dossiers suivants :

• comptes-rendus d'assemblée générale
• états comptables et financiers (exemples : budgets, états de clôture d'exercice)
• règlement de copropriété (pour ceux qui comme nous on la chance de l'avoir sous forme électronique)
• législation (on retrouve dans ce dossier tous les articles de lois utiles pour la gestion de la copropriété, les ascenseurs, les gardiens d'immeuble, les diagnostics techniques...)

Quand on consulte un document, on est sûr de voir la dernière version à jour et en plus Planzone conserve automatiquement l'historique des versions précédentes, ce qui peut toujours être utile.

L'espace documentaire (où on stocke des fichiers) est complété par un "wiki". Il s'agit simplement d'un espace où on peut écrire des documents en ligne. Ces "pages wiki" peuvent contenir du texte, des images et des liens vers d'autres pages wiki (ou vers des sites web). On peut s'en servir par exemple pour des notes d'information, un annuaire des copropriétaires... En fait pour nous ça remplace un peu le tableau d'affichage dans le hall de l'immeuble !

Par exemple, la page que vous êtes en train de lire est une page "wiki". Et voici un lien vers une page wiki contenant la loi régissant une copropriété : Loi du 10 juillet 1965.

Autres usages de Planzone

Planzone fournit un outil de planification très puissant. Je pense donc qu'on peut l'utiliser aussi pour planifier les travaux de la copropriété. C'est quelque chose que nous n'avons pas encore eu l'occasion de mettre en oeuvre dans notre copropriété (nous n'utilisons Planzone que depuis début 2008), mais le jour où nous aurons des gros travaux, je n'hésiterai pas à les planifier dans Planzone, ne serait-ce que pour gagner du temps en communication avec les différents intervenants.

Et il y a sûrement d'autres usages possibles de Planzone dans une copropriété. A vous de me le dire...

Plus il y aura de copropriétés gérées avec Planzone, plus on pourra échanger des expériences sur l'utilisation de cet outil.
Alors si vous voulez essayer Planzone, n'hésitez pas : la version d'évaluation est gratuite !

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